Правительство на заседании 28 января одобрило внедрение информационной системы «Электронный архив» (SI e-Arhiva). Запуск системы должен обеспечить переход от архивирования документов на бумажных носителях к хранению в электронном формате и помочь сохранить оригиналы от физического разрушения, сообщает издание «Monitorul Fiscal».

Во время презентации правительству концепта, разработанного Министерством юстиции совместно с Национальным агентством архивов, подчёркивалось, что электронный архив рассматривают как единственное решение для архивирования электронных документов. Кроме того, наличие электронной копии должно продлить срок службы бумажных оригиналов и защитить их от физического износа и разрушения.

Согласно нормативному акту, SI e-Arhiva будет работать в сфере архивирования в государственном секторе и автоматизирует долгосрочное хранение электронных записей, которые относятся к Государственному архивному фонду Молдовы. Юридические лица частного права смогут использовать SI e-Arhiva для создания и ведения собственных электронных архивов, где будут храниться и управляться электронные документы, подлежащие краткосрочному и среднесрочному архивированию.

Также в концепте представлена рамочная модель системы, которую смогут использовать юридические лица публичного и частного права для создания и ведения своих электронных архивов — для хранения и управления электронными документами, подлежащими краткосрочному и среднесрочному архивированию. Государственные архивы будут использовать систему для хранения и управления электронными документами, подлежащими долгосрочному и постоянному архивированию.

Предусматривается, что публичные органы, учреждения, организации и предприятия, которые ведут учёт, обеспечивают хранение и пополнение Государственного архивного фонда в соответствии с установленными требованиями, начнут поэтапно упорядочивать электронные документы сразу после запуска системы SI e-Arhiva, соблюдая предусмотренные для этого процедуры. Упорядоченные электронные документы будут передавать в консолидированной форме в Государственный архивный фонд в установленные сроки.

Среди целей внедрения SI e-Arhiva указаны:

• пополнение архивного фонда электронными документами с постоянным сроком хранения;
• учёт электронных документов;
• обеспечение сохранности и целостности документов на установленный период;
• создание научно-информационной базы данных по полученным и хранящимся документам;
• использование электронных документов;
• анализ состояния электронных документов.

Отдельно отмечается, что точные расходы на разработку и внедрение SI e-Arhiva сейчас невозможно определить с уверенностью. Примерные оценки делают по аналогии с другими информационными системами, разработанными ранее. В этом контексте подчёркивается, что внедрение системы «Электронный архив» в Эстонии потребовало затрат более чем на 45,6 миллиона леев.

Наталья Ротарь

Читайте также:

• В Молдове запущен новый электронный реестр наследственных дел и завещаний
• Что изменится в оформлении больничных в Молдове
• Технический университет Молдовы планирует отказаться от бумажных студенческих билетов